Toda empresa que pretenda iniciar sus actividades y comenzar a operar requiere adquirir diversos documentos contables y tributarios como guías de despacho, boletas y facturas, entre otros, que deberán ser timbrados y legalizados en el Servicio de Impuestos Internos (SII). Sin embargo, la impresión de los libros contables mensuales significa un alto costo para las empresas, especialmente para las pequeñas y medianas. ¿Hay algún sistema que permita cumplir con las exigencias tributarias y el tiempo de almacenamiento sin incurrir en estos gastos? Efectivamente hace más de 3 años se permite le emisión de los libros de compra y venta electrónicos evitando su impresión. Además, a partir del año pasado se pueden emitir los libros diario, mayor y balance en forma electrónica.El Servicio de Impuestos Internos, en conjunto con las principales empresas de software, está impulsando este nuevo modelo de operación en el cual los libros o informes contables podrán ser reemplazados por archivos digitales con el mismo valor tributario y, almacenados durante el tiempo que exige la ley, con alta disponibilidad y en un formato establecido y aprobado por el SII. También se emitirá un Diccionario Electrónico que establece la relación entre el plan de cuentas del contribuyente, el plan de cuentas de la institución fiscalizadora y un código de autorización de libros (CAL), entregado por el SII, que certificará que cada libro contable electrónico cumple el formato requerido.
Firma electrónica
La contabilidad electrónica está legitimada por la firma electrónica, lo cual otorga garantías respecto a impedir la alteración de la información. Con esto, el contribuyente podrá generar, validar y enviar la información tributaria de la empresa en forma electrónica. Así, se evitará el almacenamiento de los libros contables, pasando a enviarlos anualmente al SII, en vez de todos los meses.
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Costos
En Chile existen 150.000 contribuyentes-agentes económicos que operan con sistemas contables computacionales y que deben imprimir esa información en libros de contabilidad en “hojas sueltas”. Esto implica que anualmente se timbran ante el SII un total superior a 125 millones de hojas para ese propósito. Una empresa de tamaño mediano utiliza entre 50.000 y 60.000 hojas al año para la emisión de informes y libros contables. Algunas estimaciones señalan un costo unitario por documento en papel de $80, considerando papel prefoliado, tiempos de timbraje, costos de impresión y almacenamiento. Eso significa que para una empresa de tamaño medio, sólo por este concepto, se logran ahorros anuales estimados en $4,5 millones.Además, la administración de grandes volúmenes de material – pre-impresión, timbraje, traslado, clasificación, almacenamiento, protección y seguridad-, más allá de ser engorrosa es complicada y cara. Por el contrario, la generación, manejo y almacenamiento de archivos electrónicos ha probado ser mucho más eficiente y económica.Además del ahorro directo que se obtiene a partir de la sustitución del papel, los libros contables digitales, junto a otras iniciativas como la emisión y recepción de Documentación Tributaria Electrónica (DTE): boletas de honorarios profesionales, facturas electrónicas, guías de despacho, facturación de exportación electrónica, facturas exentas, entre otros, facilitan el cumplimiento tributario, ahorrando horas de trabajo.Tenga en cuenta que estas herramientas tecnológicas y de gobierno electrónico para la facilitación del cumplimiento tributario, están al alcance de todas las empresas de Chile, independientemente de su tamaño.
Requistos y procedimiento
Toda empresa que registra su contabilidad en papel puede acceder a los Documentos Contables Electrónicos. Para postular a la Contabilidad Electrónica el representante legal de la sociedad efectúa una solicitud por vía electrónica ante el SII. Todo contribuyente, independiente de la modalidad que desea aplicar, para ser autorizado a adherir al modelo de operación de Contabilidad Electrónica, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Desempeñar una actividad clasificada como de Primera Categoría según el artículo 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
- Contar con códigos de autorización de libros (CAL) para cada tipo de Libro Contable Electrónico. Se podrá obtener un CAL a través de dos medios alternativos: directamente en el sitio Web del SII, efectuando las pruebas de formato que el Servicio ha establecido; o por intermedio de una empresa de software que, previamente, ha obtenido la certificación de los respectivos archivos y obtenido CAL. En este caso, la empresa endosa al contribuyente el CAL, agregando la identificación de éste y firma electrónicamente esta información.
- No tener la condición de querellado, procesado o acusado por delito tributario; o bien haber sido sancionado por este tipo de delito, en tanto no haya dado cumplimiento a la pena impuesta.
